E-commerce integreren met het ERP, deel 3/3: Integratie methoden

Voor sommige bedrijven is het ERP systeem niet de enige plek waar productgegevens al bestaan en worden onderhouden. Systemen zoals een Product Information Management systeem (PIM) gebruiken externe bronnen zoals de leverancierssystemen om specifieke productinformatie te verkrijgen.
Geschreven door Dynamicweb Software op 06.06.2018, 00:00
E-commerce integreren met het ERP, deel 3/3: Integratie methoden

 

De meeste gegevens die nodig zijn voor e-commerce bevinden zich al in het ERP systeem. Over het algemeen zien we de volgende gegevens geïntegreerd in de meeste oplossingen: 

  • Productinformatie 
  • Prijs- en voorraadinformatie 
  • Klant informatie 
  • Order informatie 
  • Klantgeschiedenis

Productinformatie 
 
Uitdagingen:

  • Artikelgroepen en -categorieën in het ERP worden vaak in een andere structuur op het web gebruikt om de bezoeker te helpen de producten gemakkelijk te vinden 
  • Itemafwijkingen hebben een soort van configuratielogica nodig in de e-commerce interface om de bezoeker te helpen bij het selecteren van een geldige variantie en om de prijs correct te kunnen berekenen 
  • Aantal producten/updates. Hoe vaker de productgegevens veranderen, in frequentie en structuur, hoe complexer en tijdrovender elke update zal zijn 

Sommige productinformatie, zoals afbeeldingen, tekeningen, SEO-tags, etc. worden vaak niet opgeslagen in het ERP systeem, maar in bestanden/mappen van verschillende applicaties – zoals Word, Excel, PDF, .PNG en CAD. Deze informatie moet worden opgeslagen in of gekoppeld aan de e-commerce om de bezoeker alle relevante en juiste informatie over een bepaald product te kunnen bieden. In het algemeen betekent dit dat stamgegevens vaak bijgehouden worden in het ERP systeem en gerepliceerd naar het online platform, waar de informatie wordt verrijkt met meer ongestructureerde en web gerelateerde informatie. 
 
Voor sommige bedrijven is het ERP systeem niet de enige plek waar productgegevens al bestaan en worden onderhouden. Systemen zoals een Product Information System (PIM) gebruiken externe bronnen zoals de leverancierssystemen om specifieke productinformatie te verkrijgen. De e-commerce oplossing krijgt ook meerwaarde door de integratie met deze systemen, zowel in operationele besparingen als in een betere klantervaring. 
 
Product stamgegevens: 

  • Item ID
  • Itembeschrijving (incl. versie in verschillende talen) 
  • Artikelgroep/categorie 
  • Eenheidsmaatstaven 
  • Standaard artikelprijs (incl. verschillende valutaprijzen) 
  • Artikelafmetingen (gewicht, lengte, hoogte, …) 
  • Hoeveelheid op voorraad
  • Artikelafwijkingen (incl. valutaprijzen en taalbeschrijvingen) 
  • Gerelateerde/cross-selling items 

Prijzen en voorraadniveau
 
Voor sommige bedrijven zijn real-time prijzen en voorraadniveaus belangrijk voor de manier waarop zij zaken doen. De prijzen kunnen worden beïnvloed door veranderingen in wisselkoersen of prijzen van leveranciers. Het voorraadniveau moet nauwkeurig zijn om de levering te kunnen garanderen en om de inkoop/productie van de voorraad te optimaliseren. 
 
Real-time prijzen en voorraden worden vaak geïmplementeerd met live integratie om bedrijfslogica in het ERP systeem te hergebruiken en real-time getallen te garanderen. 
 
Klant informatie 
 
Voor B2B sites is de klant vaak bekend in het ERP systeem voordat hij de e-commerce oplossing bezoekt. Deze klantinformatie moet worden geïntegreerd van het ERP systeem naar de e-commerce oplossing om een consistente en betere klantervaring te garanderen. De klant hoeft de adresgegevens niet opnieuw in te voeren en de maximale kredietwaardigheid moet zowel in het ERP systeem als in de e-commerce oplossing worden gevalideerd. 
 
Op veel B2C sites kan de bezoeker zichzelf als klant registreren. Deze klantinformatie moet worden teruggestuurd naar het ERP systeem voor verdere orderafhandeling of boekhoudingsdoeleinden. 
 
Klant stamgegevens 

  • Klanten ID
  • Klantnaam 
  • Klantrekening om te adresseren 
  • Verzendadres van de klant (één of meer) 
  • Valuta van de klant 
  • Klantgebruikers (één of meer) 
  • Overige segmentatiekenmerken 

Klant specifieke prijzen en kortingen 
 
Veel bedrijven hebben klant specifieke prijzen of kortingsberekeningen gedefinieerd in hun ERP systeem. Zij profiteren van live integratie tussen de e-commerce en het ERP systeem, waarbij het e-commerce platform dezelfde logica/regels hergebruikt die tevens worden gebruikt bij het aanmaken van een bestelling rechtstreeks in het ERP systeem. Dit zorgt voor een consistente klantervaring en een lager doorlopend onderhoud van de logica wanneer veranderingen plaatsvinden binnen het bedrijf.  
 
Klant-/productgegevens 

  • Klant ID/item ID assortiment 
  • Klant ID/item ID/Hoeveelheidsprijzen 

Order informatie
 
Wanneer de e-commerce bezoeker de aankoop heeft bevestigd, moet deze worden vastgelegd in het ERP systeem voor verdere orderverwerking, zoals facturering, boekhouding en verzending. 
 
Voor sommige klanten kan de bestelling in het ERP systeem worden gewijzigd als specifieke berekeningen niet zijn zoals van te voren verwacht of wanneer producten niet op voorraad zijn. Deze orderwijzigingen moeten worden geïntegreerd in de e-commerce en de klant moet op de hoogte worden gebracht van de wijziging – via e-mail of op een andere manier. 
 
Order gegevens 

  • Referentienummer/bestelnummer 
  • Klanten ID 
  • Factuur- en verzendadressen 
  • Bestelling/levering/verzenddatum 
  • Betalingsinformatie 
  • Bestelregel details (Artikel-ID, hoeveelheid, prijs, korting, BTW, …) 
  • Bestelwaarde, korting, BTW, …

Klantgeschiedenis en selfservice 
 
Vaak bieden bedrijven ook een vorm van zelfbediening voor de klant aan, waarvoor bestellingen, creditnota’s, facturen en verzendstatus vereist zijn. Deze gegevens worden doorgaans geïntegreerd vanuit het ERP systeem, waar de informatie afkomstig is van live- of batchintegratie.  
 
Benieuwd hoe Dynamicweb dit precies doet? Bekijk de video “Integreren met het ERP” hier.